May 26, 2009

PANDUAN PENGURUSAN STRATEGIK


PANDUAN PENGURUSAN STRATEGIK
SURAU PERDANA
UNIVERSITI TUN HUSSEIN ONN MALAYSIA




Diterbitkan oleh :


Unit Pengurusan dan Strategik,
Majlis Penasihat,
Surau Perdana,
Universiti Tun Hussein Onn Malaysia,
86400 Parit Raja, Batu Pahat, Johor

(disediakan oleh : Mohamed Faizal b. Zainol)



1. PENGENALAN

Surau Perdana Universiti Tun Hussein Onn Malaysia (Surau Perdana UTHM) adalah merupakan salah satu sayap kepada Biro Kerohanian dan Etika (BKE), Jawatankuasa Kolej Kediaman (JKK), Kolej Kediaman Tun Dr. Ismai (KKTDI), Universiti Tun Hussein Onn Malaysia (UTHM). Ia juga dikenali sebagai Unit Surau, BKE. Oleh kerana kekurangan ahli surau yang menganggotai Unit Surau, BKE, ini menyebabkan surau tidak mampu menggerakkan aktiviti dengan lebih berkesan, maka pengurusan BKE telah bertindak untuk memberi kuasa autonomi kepada Unit Surau, BKE untuk membentuk Lembaga Pengarah untuk menguruskan Surau Perdana UTHM, dimana Pengerusi BKE dilantik sebagai Penyelaras manakala Pengerusi Surau Perdana UTHM dan Ahli Lembaga Pengarahnya dilantik oleh Mesyuarat Agung Surau atau dilantik secara terus oleh Majlis Penasihat.

Pengerusi yang dilantik oleh Mesyuarat Agung atau Majlis Penasihat secara automatik akan dilantik menjadi Ketua Unit Surau BKE. Tempoh perkhidmatan Lembaga Pengarah ini adalah selaras dengan tempoh perkhidmatan Jawatankuasa Kolej Kediaman, dengan pembubaran Jawatankuasa Kolej Kediaman maka secara automatik Lembaga Pengarah Surau Perdana UTHM juga akan terbubar. Surau Perdana UTHM kemudiannya akan diambilalih oleh Majlis Penasihat sehinggalah perlantikan baru JKK.

2. INFORMASI

Maklumat terkini tentang Surau Perdana UTHM boleh diperolehi melalui laman blog manakala bagi urusan rasmi, email, surat menyurat, telefon dan faks menggunakan kemudahan Pejabat KKTDI.

Alamat :
Pengurusan,
Surau Perdana UTHM,
Biro Kerohanian dan Etika,
Jawatankuasa Kolej Kediaman Tun Dr. Ismail,
Universiti Tun Hussein Onn Malaysia,
86400 Parit Raja, Batu Pahat, Johor.

Telefon :
07-4537188

Faks :
07-4536055

Laman blog
http://www.surauperdana.blogspot.com

Email
surauperdana@yahoo.com

3. PELAN STRATEGIK

Visi :
Menjadikan Surau Perdana UTHM sebagai surau contoh dikalangan surau-surau kolej kediaman yang terdapat di dalam UTHM bagi mewujudkan persaingan sihat disamping mampu mempertingkatkan imej Islam melalui dimensi organisasi dan pentadbiran kerana Allah s.w.t.

Misi :
Membangunkan dan menyediakan sistem juga suasana surau yang kondusif ke arah menghasilkan surau yang mampu menarik pelbagai latarbelakang untuk bersama mengimarahkan surau dan secara tidak langsung melahirkan modal insan yang kreatif, berinovatif, berdaya saing serta berakhlak melalui kewujudan organisasi surau dalam usaha menjayakan visi surau.

Tema :
Surau Untuk Semua

Matlamat :
Mewujudkan sebuah organisasi yang berkonsepkan keluarga sesuai dengan konsep persaudaraan Islam, dimana setiap ahli organisasi diibaratkan sebagai sebuah keluarga yang saling bekerjasama, bantu-membantu, nasihat-menasihati, tegur-menegur dan berkasih sayang atas dasar kejujuran juga keikhlasan kerana Allah s.w.t.

Objektif :
Menjana pemikiran kreatif dikalangan ahli organisasi untuk merancang, merangka dan menganjurkan aktiviti sama ada bergerak secara berkumpulan atau individu meliputi aspek penerbitan, dakwah, akademik, rekreasi, sukan multimedia dan komunikasi.

Konsep :
Menjadikan aktiviti berorganisasi sebagai satu ibadah kerana Allah s.w.t, dimana setiap saat dalam menjalankan aktiviti bersama organisasi sama ada secara langsung mahupun tidak langsung, adalah berpaksikan niat kerana Allah s.w.t. Dimana setiap aktiviti yang dijalankan tidak mensasarkan pujian, penghargaan, balasan dan ucapan terima kasih melainkan keredhaan Allah s.w.t.

4. MAJLIS PENASIHAT

Majlis Penasihat dinaungi dan turut disertai oleh Pengetua KKTDI manakala ahli-ahlinya terdiri daripada empat mantan ahli Lembaga Pengarah. Ia diketuai oleh seorang Pengarah. Pengarah Majlis Penasihat dilantik secara automatik dikalangan bekas Ketua BKE atau bekas Timbalan Ketua BKE atau bekas Pengerusi Surau Perdana UTHM atau mana-mana bekas Ahli Majlis Lembaga Pengarah Surau Perdana UTHM mengikut keutamaan posisi jawatan pada sesi sebelumnya atau sekiranya perlu ia dilantik ketika Mesyuarat Agung Surau Perdana UTHM secara demokrasi.

Pengarah Majlis Penasihat akan melantik tiga lagi ahli Majlis Penasihat yang difikirkan sesuai mengikut kelayakan dan kemampuan. Keempat-empat ahli Majlis Penasihat memiliki pemfokusan tugas tertentu iaitu Pengurusan dan Strategik, Penerangan dan Multimedia, Penyelidikan dan Pendakwahan, dan Kebajikan dan Kewangan bagi membantu Lembaga Pengarah menjalankan tugas-tugas yang diamanahkan secara lebih efektif. Sekiranya perlu ketiga-tiga lagi ahli Majlis Penasihat juga dilantik ketika Mesyuarat Agung Surau Perdana UTHM secara demokrasi sepertimana Pengarah Majlis Penasihat.

5. SKOP TUGAS MAJLIS PENASIHAT

Memberi nasihat dan panduan kepada Lembaga Pengarah dalam menjalankan tugas di samping memantau aktiviti-aktiviti yang dijalankan agar mematuhi misi dan visi organisasi.
Majlis Penasihat akan memangku peranan Lembaga Pengarah setelah tamat tempoh perkhidmatan dan akan berkerjasama dengan Ketua BKE untuk melantik ahli Lembaga Pengarah yang baru atau mengadakan Mesyuarat Agung untuk memilik ahli Lembaga Pengarah yang baru.
Memastikan kesinambungan gerak kerja organisasi dapat diteruskan oleh barisan kepimpinan baru melalui perlantikan Lembaga Pengarah.
Memantau perjalanan dan pengurusan organisasi agar selari dengan kehendak dan matlamat penubuhan organisasi.
Bertindak mencadangkan atau melantik individu-individu yang berkelayakan memikul tanggungjawab-tanggungjawab tertentu dalam organisasi terutamanya sekira berlakunya perletakan jawatan atau mengadakan atau menguruskan perlantikan keseluruhan organisasi mengikut keperluan apabila organisasi difikirkan tidak berfungsi mengikut objektifnya.

6. MAJLIS LEMBAGA PENGARAH

Majlis Lembaga Pengarah adalah satu majlis yang menguruskan Surau Perdana UTHM, majlis ini juga dikenali sebagai Unit Surau, BKE. Majlis ini diketuai oleh Pengerusi Lembaga Pengarah dan dibantu oleh ahli-ahli Lembaga Pengarah yang dilantik oleh Mesyuarat Agung atau dilantik terus oleh Majlis Penasihat. Lembaga Pengarah adalah tertakluk kepada arahan-arahan tertentu oleh Ketua BKE.

7. SKOP TUGAS MAJLIS LEMBAGA PENGARAH

Penasihat :
Memberi nasihat dan panduan kepada Lembaga Pengarah dalam menjalankan tugas di samping memantau aktiviti-aktiviti yang dijalankan agar mematuhi misi dan visi organisasi. Penasihat dibantu oleh empat orang ahli Majlis Penasihat yang membantu Penasihat dan Lembaga Pengarah dalam menjayakan misi dan visi organisasi disamping memiliki beberapa tanggungjawab tertentu. Majlis Penasihat akan memangku peranan Lembaga Pengarah setelah tamat tempoh perkhidmatan dan akan berkerjasama dengan Ketua BKE untuk melantik atau mengadakan Mesyuarat Agung untuk memilih ahli Lembaga Pengarah yang baru dalam tempoh selewat-lewatnya dua minggu selepas permulaan sesi pengajian rasmi UTHM.

Penyelaras :
Menyelaraskan ke semua aktiviti dan program yang dianjurkan oleh Lembaga Pengarah agar selari dengan kehendak dan objektif BKE. Beliau juga akan menjadi pengerusi atau wakilnya dalam Mesyuarat Agung bagi melantik ahli Majlis Lembaga Pengarah bagi sesi tersebut. Beliau atau/dan Majlis Penasihat akan mengadakan Mesyuarat Agung untuk memilih ahli Lembaga Pengarah yang baru dalam tempoh selewat-lewatnya dua minggu selepas permulaan sesi pengajian rasmi UTHM.

Pengerusi :
Bertindak memantau dan membuat keputusan mengenai strategi dan halatuju organisasi secara amnya dibantu oleh ahli-ahli Majlis Lembaga Pengarah disamping menjalankan tugas-tugas umum sebagai Pengerusi organisasi. Juga perlu mengadakan pertemuan dan perbincangan bersama Ketua BKE dalam membuat sesuatu keputusan dan aktiviti yang difikirkan perlu. Juga diberi peranan untuk melatih, membentuk, menyediakan calon-calon ahli lembaga pengarah untuk dilantik memimpin organisasi pada sesi yang berikutnya. Beliau akan menyimpan/memegang semua dokumen, peralatan penting, kunci dan sebagainya pada awal sesi bertugas dan seterusnya akan mengumpul semula pada akhir sesi bertugas. Kemudian menyerahkan semula semuanya kepada Ketua BKE sesi yang berikutnya atau kepada ahli Majlis Penasihat untuk tujuan memudahkan pengurusan pada sesi yang akan datang.

Timbalan Pengerusi :
Bertanggungjawab untuk menguruskan hal ehwal dalaman organisasi yang melibatkan keagamaan, terutamanya menyelaras majlis bacaan yasin, ceramah, kuliah dan jadual solat disamping diberi peranan untuk membangunkan program-program keagamaan dan pendekatan rohaniah.

Setiausaha :
Membantu Pengerusi dalam menjalankan tanggungjawab disamping menjalankan tugas-tugas umum sebagai Setiausaha. Bertanggungjawab menaiktarafkan sistem kesetiausahaan organisasi dari masa ke semasa termasuk mengemaskinikan maklumat penganjuran aktiviti organisasi dalam smap-online dan menyediakan sijil penghargaan atau sijil penyertaan kepada ahli Lembaga Pengarah dan ahli Majlis Penasihat juga peserta-peserta yang terlibat dalam sebarang aktiviti yang dianjurkan oleh organisasi sepanjang tempoh perkhidmatannya.

Bendahari :
Bertanggungjawab dalam menaiktaraf sistem kewangan organisasi dan menjalankan tugasan umum sebagai bendahari. Diberi peranan untuk mengetuai dan memperkasakan fungsi Tabung Permata agar jumlah sumbangan dapat dipertingkatkan disamping bertindak sebagai agen pengutip dan pengumpul wang juga bertindak dalam usaha membangunkan aktiviti-aktiviti yang mampu menjana ekonomi untuk organisasi.


Pengarah Pengurusan :
Bertanggungjawab menyelenggara pengurusan organisasi terutamanya hal-hal bersabit pentadbiran. Ianya termasuk menguruskan urusan teknikal surau dalam usaha menaiktaraf kemudahan, menambahbaik hal ehwal pengurusan seperti mengemaskini data-data keahlian, borang-borang, pinjaman dalaman dan luaran juga kadar bayaran jika perlu, jadual tugas dan kebersihan, urusan pembelian atau pinjaman peralatan, permohonan untuk mendapatkan peralatan dan fasiliti baru, dan menjalankan sebarang tugas yang melibatkan urusan rasmi.

Pengarah Multimedia :
Bertanggungjawab merancang dan melaksanakan gerak kerja bertujuan mewujudkan saluran perhubungan dengan masyarakat setempat. Beliau juga bertindak mengetuai unit penerangan yang meliputi urusan penerbitan majalah, risalah, banting, publisiti dan multimedia. Mengetuai dan menyelaras laman web, email, blog dan papan kenyataan organisasi.

Pengarah Kebajikan :
Bertanggungjawab dalam urusan kebajikan dan menjadi jambatan antara ahli Majlis Lembaga Pengarah dan masyarakat setempat. Diberi peranan untuk mengetuai Majlis Gotong Royong, Program Riadah, Program Ziarah dan aktiviti-aktiviti luar yang melibatkan kemasyarakatan dan kebajikan yang selari dengan tuntutan dakwah.

Pengarah Penyelidikan :
Bertanggungjawab dalam memikul tanggungjawab organisasi sebagai pemikir atau think tank dalam usaha mendekati dan menangani isu mahasiswa-mahasiswi agar bersama mengimarahkan surau dan menjayakan program-program surau disamping memikul tanggungjawab menjalankan tugas-tugas khas yang diamanahkan oleh Pengerusi.

8. PENUTUP

Panduan Pengurusan Surau Perdana UTHM ini dirangka adalah bertujuan untuk memberikan panduan dan gambaran tentang pengurusan Surau Perdana UTHM secara asasnya. Panduan ini akan dan boleh dipinda atau diperbaiki mengikut kesesuaian dan keperluan semasa berdasarkan kehendak Lembaga Pengarah Surau Perdana UTHM di atas persetujuan Mesyuarat Agung Surau Perdana UTHM. Ini bagi memastikan kesinambungan pengurusan Surau Perdana UTHM dapat diteruskan dan dalam masa yang sama dapat dipertingkatkan prestasi dan mutu kerjanya bagi memastikan Pelan Strategik Surau Perdana UTHM tercapai.